Handleidingen
Veelgestelde vragen
-
Algemene informatie e-surveillant
-
- Het opbouwen en afbouwen van de tentamenzaal met Chromebooks (en muizen/koptelefoons)
- Helpen bij calamiteiten
- Het melden van storingen of defecten via deze link (inloggen met het ku_esurveillant account dat op Teams te vinden is), of (bij spoedgevallen) bij het prio-nummer digitaal toetsen (te vinden op de Chromebook karren en op het kaartje aan jouw keycord).
Je krijgt als E-surveillant een groen of roze hesje. Deze dien je te dragen in de zaal wanneer je aan het surveilleren bent. Ook draag je een keycord met het prio nummer digitaal toetsen.
Uiteraard is de docent (of een vervangende collega/assistent) aanwezig. Anders kan de toets of inzage niet starten. Soms zijn er ook onderwijs-surveillanten aanwezig, die vragen kunnen beantwoorden over de inhoud van de toets of inzage. Bij grotere toetsten/inzages kan het zijn dat er meerdere E-surveillanten aanwezig zijn.
Ja, je bent gemachtigd om dit te doen. Een docent moet een student eerst digitaal toestemming geven, voor deze de toets kan starten. Wanneer een docent dit bijvoorbeeld voor het eerst doet, mag je hierbij helpen.
De docent zal in moeten loggen op zijn/haar Remindo account op een Chromebook of eigen laptop. Er zal een knopje “activiteitenoverzicht” staan; hier kan worden goedgekeurd. De docent kan ook tijdens de afname van de toets in dit overzicht volgen hoe snel de studenten door de toets heen gaan.
-
Chromebooks in-/uitladen
-
Als de tentamenzaal op slot is, kan je de sleutel (net als de toegangspas van de opslagruimte) ophalen bij de receptie. Neem een geldig identiteitsbewijs mee.
Voor de lijst met locaties van toetszalen en opberglocaties, zie deze link (inloggen met het ku_esurveillant account dat op Teams te vinden is).
Bij grotere toetsen of inzages (>40 Chromebooks) zijn er vaak meerdere E-surveillanten aanwezig. Wanneer er onverwacht een andere E-surveillant niet aanwezig is, meld je dit direct bij de coördinatie digitaal toetsen (via Teams). Coördinatie digitaal toetsen zorgt eventueel voor extra ondersteuning.
Doe dit als volgt:
- Koppel de adapter voorzichtig los van de nodige Chromebooks in de kar;
- Stapel maximaal 5 (dichtgeklapte) Chromebooks op, en neem deze mee naar de plekken in de zaal.
- Klap de Chromebooks open, en controleer direct of ze aan gaan. Wacht niet tot de studenten in de zaal zijn voordat je de Chromebooks opent. Het kan zijn dat ze nog een update moeten draaien;
- Sluit alle muizen (en eventueel ook koptelefoons) aan op de Chromebooks, en controleer of ze allemaal het juiste inlogscherm opstarten.
Chromebooks kunnen worden uitgeschakeld door op de aan-/uitknop te drukken. Controleer of er nog een rood (slaapstand) of blauw lampje brandt. Als de Chromebook is afgesloten, kan het scherm worden dichtgeklapt.
Let op dat het openen van het deksel van de afgesloten Chromebook hem weer opnieuw laat opstarten.
Stapel maximaal 5 Chromebooks op elkaar en neem deze mee naar de Chromebook kar. Zet ze vervolgens op de juiste volgorde terug. Wanneer je een Chromebook terugplaatst, sluit ook de stroomadapter weer aan (klik de stekkers goed vast, anders laden de Chromebooks niet op). Ten slotte verzamel je alle muizen (en eventueel koptelefoons) en plaats je die weer op de kar.
De karren moeten weer teruggeplaatst worden in de opslagruimte waar deze vandaan kwamen. Bij het terugplaatsen van een kar dient ook de stekker weer in het stopcontact gestoken te worden, zodat de Chromebooks in de kar op kunnen laden. Check achteraf samen met de andere E-surveillant(en) of alle Chromebooks en Chromebook karren aan het laden zijn (te zien aan het lampje dat dient te branden).
-
Uren/Afwezigheid doorgeven
-
Dit kan in TimeEdit (https://exam.timeedit.com). Standaard sta je voor alle uren beschikbaar, dus je dient eigenlijk (zo ver mogelijk van tevoren) aan te geven wanneer je niet beschikbaar bent (uiterlijk 2 weken van tevoren).
In TimeEdit (https://exam.timeedit.com ) is een hoop informatie te vinden over een bepaalde dienst. Zo kan je zien welke andere E-surveillanten ingeroosterd staan op de toets, hoeveel Chromebooks er nodig zijn, wanneer de toets is en in welke zaal. Ook staat er vaak in de aantekeningen of er nog speciale benodigdheden zijn, zoals koptelefoons of een extern scherm.
Je geeft online in Topselect door wat jouw gewerkte uren waren. Geef jouw gewerkte uren van de vorige week het liefst vóór maandagochtend door, zodat er genoeg tijd is om deze te accorderen.
- Zoek vervanging. Dit kan door in Teams naar het “Diensten ruilen en overnemen (shift exchange)” kanaal te gaan en daar te overleggen. Zet de geruilde dienst hierna in het Excel document (te vinden in de files van datzelfde Teams kanaal) in het juiste tabblad.
- Stuur op de eerste verzuimdag vóór 8:45 een mail naar info@topselectgroep.nl en zet e-surveillant@uu.nl in de CC.
- Neem vóór 9:00 (zo spoedig mogelijk) contact op met coördinatie digitaal toetsen (het liefst telefonisch).
- Vergeet niet voor eventuele adreswijzigingen Topse lect in te lichten.
- Op de dag van herstel dien je vóór 9:30 een mail te sturen naar info@topselectgroep.nl, met e-surveillant@uu.nl in de CC om je beter te melden.
Als alle stappen zijn doorlopen, mag je ziekte-uren te declareren. Let op! Zet wel in de opmerking dat het om ziekte-uren gaat!
PS: Specifiek voor UB Security diensten in het weekend of op feestdagen kan je voor het ziekmelden direct contact opnemen met de meldkamer op 030 253 1300.
-
Problemen / Storingen
-
Is de brand in de tentamenzaal, of ben jij de eerste die het ziet? Bel direct naar de meldkamer op het noodnummer 030 253 4444! Evacueer de studenten. De apparatuur blijft staan; in deze situatie ben jij hier niet meer verantwoordelijk voor. Zorg wel dat je als laatste de ruimte uit bent (zodat er geen Chromebooks meegenomen worden).
Gaat het brandalarm af, hoef je niet te bellen naar de meldkamer. Ontruim rustig alle studenten, verlaat als laatste de ruimte, en laat alle apparatuur en spullen staan.
Een stroomstoring is uiteraard minder spoed bij dan een brand, maar het kan alsnog nodig zijn om te ontruimen (bijvoorbeeld als de ventilatie is uitgevallen). Bel de meldkamer op 030 253 1300 om de stroomstoring te melden. Desnoods kan je ook bellen naar de balie van het betreffende gebouw om meer duidelijkheid te krijgen. Als de ventilatie en Wi-Fi nog functioneren kan een toets vaak gewoon doorgaan (in overleg met de docent).
Als een Chromebook niet werkt mag je deze ter plekke vervangen (voor een Chromebook die nog in de kar ligt). Maak na afloop een melding via deze link (inloggen met het ku_esurveillant account dat op Teams te vinden is), en noteer hierin het nummer van de Chromebook.
Vraag de student zijn of haar wachtwoord in het gebruikersnaam-tekstveld te schrijven. Hier wordt het wachtwoord namelijk niet automatisch verborgen. Kijk het liefst niet mee, maar vraag de student te controleren of zijn of haar wachtwoord correct doorkomt. Bij speciale tekens gaat dit op een Chromebook namelijk weleens fout. Een ^ (dakje) kan bijvoorbeeld alleen geschreven worden door twee keer op shift+6 te drukken.
Probeer daarna of de student op andere plekken (bijvoorbeeld uu.nl/wachtwoord) wél in kan loggen. Zo niet, kan de student zijn/haar wachtwoord resetten door op Wachtwoord vergeten? te klikken in het inlogscherm van de UU. Er zal dan een mail naar het Security mailadres van de student gestuurd worden. Als de student daarop online kan inloggen (desnoods op de laptop van de E-surveillant), kan het wachtwoord ter plekke opnieuw ingesteld worden.
Als het met bovenstaande nog steeds niet lukt, kan je bellen naar het prio-nummer digitaal toetsen (te vinden op de Chromebook kar of op het kaartje aan je keycord).
Vaak komt dit doordat de student nog niet toegevoegd is aan de toets door de Key-user. Dit kan dan ook vaak opgelost worden door de docent te vragen in te loggen en de betreffende student toe te voegen. Als dit niet mogelijk is, verzamel de volgende informatie:
- Naam E-surveillant
- Telefoonnummer E-surveillant
- Omschrijving van het probleem
- Welke student(en) het probleem hebben (Solis-ID of studentennummer van de student(en))
- Welke toets het betreft (naam van de zaal en naam/nummer van de toets)
Bel het prio-nummer digitaal toetsen (te vinden op de Chromebook kar of op het kaartje aan je keycord), en geef bovenstaande informatie door. Als het probleem niet direct op te lossen is, kan de student de toets misschien op papier maken.
Herstart de Chromebook. Als nog steeds het correcte inlogscherm niet wordt getoond, vervang de Chromebook. Als bij die student het juiste inlogscherm nóg niet wordt getoond bel je naar het prio-nummer digitaal toetsen (te vinden op de Chromebook kar of op het kaartje aan je keycord).
Bij een (aantal) Chromebook(s): Vervang de Chromebook(s).
Bij alle Chromebooks bel je naar het prio-nummer digitaal toetsen (te vinden op de Chromebook kar of op het kaartje aan je keycord) met onderstaande informatie bij de hand:
- Naam E-surveillant
- Telefoonnummer E-surveillant
- Gedetailleerde omschrijving van het probleem
- Locatie van de toets
- Grootte van de toets (aantal studenten)
Overleg met de docent of er een mogelijkheid is om de toets op papier af te nemen, of op een ander moment de toets in te plannen.
Bij een hardware probleem dat niet direct op te lossen is, kan een Chromebook vervangen worden door een Chromebook uit de kar. Als niet alle Chromebooks direct vervangen kunnen worden kan er overlegd worden of de toets op papier, of op een ander moment afgenomen kan worden. Rapporteer dit incident met het ku_esurveillant account via deze link. Noteer ook het nummer van de Chromebook.
Je geeft storingen over de Chromebooks door via deze link (inloggen met het ku_esurveillant account dat op Teams te vinden is).