Voor je eerste werkdag krijg je van je leidinggevenden een hesje. Mocht je deze (nog) niet gekregen hebben, kun je deze ook ophalen in ruimte 0.25D van het Bestuursgebouw. E-surveillanten dragen deze hesjes om duidelijk zichtbaar te zijn bij tentamens. Zo weten zowel docent als studenten wie ze moeten vragen bij technische problemen. Het is erg belangrijk dat je deze iedere dienst draagt. Verder krijg je ook een geel keycord. Deze dien je ook om te hebben.

Er wordt van je verwacht dat je 60 minuten voor aanvang van de toets aanwezig bent in de desbetreffende toetszaal (of 30 minuten als er eerder een toets is in de betreffende ruimte). Als je de zaal binnen komt lopen, klok je in in het Microsoft Teamskanaal ‘Inklokken voor diensten’. Hierdoor weten je leidinggevenden dat je op tijd aanwezig bent. Voor het opbouwen van de toetszaal heb je onder andere chromebooks nodig. Iedere locatie heeft een eigen opslagruimte waar deze bewaard worden. Bovenaan in het menu onder ‘opslaglocaties’ wordt uitgelegd waar deze opslagruimtes zijn en hoe je daar de chromebooks haalt.

 

In TimeEdit staat alle informatie die je nodig hebt over de toets waarbij je komt e-surveilleren. Inloggen doe je met je Solis-ID.

Door op het knopje ‘view’ te klikken zie je het overzicht van de dienst. Hier kun je eventuele opmerkingen over het tentamen vinden, vaak doorgegeven door docenten. Check hier of er speciale voorzieningen zijn aangevraagd (zoals koptelefoons of een groot scherm), zodat je deze meteen mee kan nemen uit de opslaglocatie. Dit vakje met opmerkingen is ook vaak leeg.

Hierna klik je op ‘exam overview’, waar je alle informatie over het tentamen kan vinden.  Door op het kleine plusje te klikken, zie je het aantal verwachte studenten, en dus het aantal chromebooks, maar ook de titel van het tentamen en de begin- en eindtijden van het tentamen.

Let op! Je werkuren kan je vinden onder de ‘home’ knop .

Onder het kopje ‘supervisors’ vind je terug met wie je deze dienst draait. Handig om te weten mocht er iemand onverhoopt niet komen opdagen. Onder ‘Room information’ vind je nog wat informatie over de zaal zelf, zoals de capaciteit van de zaal.

Voordat je kan beginnen met het opbouwen van de toetszaal, moet er een sleutel of toegangspas worden opgehaald bij een receptie voor het openen van de opbergkasten, opslaglocaties en eventueel voor de toetszaal. De opslaglocaties kan je hier vinden. Deze pagina is beveiligd met een wachtwoord. Het wachtwoord vind je in Teams onder het algemene kanaal in een word bestand. Bij de receptie kan er gevraagd worden naar jouw telefoonnummer, identificatiebewijs en/of handtekening bij het ophalen van de sleutel. 

Als je de chromebookkarren uit de opbergkast hebt gehaald, kun je de karren in de toetszaal plaatsen waar ze niet in de weg staan. Dit is erg handig, omdat je dan zelf ter plaatse een chromebook kan vervangen. Let op: voor SPSS toetsen (zie opmerkingen veld in het rooster) zijn er een aantal aparte karren die je kunt gebruiken in het Ruppert en het Educatorium. Hier staat een gele sticker op met ‘SPSS’.

Zoals eerder vermeld, is er voor de e-surveillanten een bepaalde tijd gereserveerd om de toetszalen op te bouwen met de chromebooks. Je hoeft hiervoor niet per se te wachten op de docent. Het opbouwen doe je als volgt:

• Plug alle adapters uit de chromebooks
• Leg alle chromebooks op volgorde neer op de tafels (spreek evt van tevoren met je collega(‘s) een bepaalde volgorde van opstellen af)
  • Als er meerdere tentamens in een zaal zijn, kan het zijn dat er een indelingstekening met plattegrond van de verdeling van de zaal beschikbaar is. Deze is te vinden in het Teamskanaal ‘Algemeen’ onder ‘Bestanden’ –> ‘Plattegrond toetsen’
• Als alle chromebooks zijn neergelegd, kun je de muizen erbij leggen
• Plug als laatst de muis in de chromebook en klap deze open. De chromebooks starten automatisch op
• Check in TE of er speciale voorzieningen zijn aangevraagd (zoals koptelefoons of een groot scherm) en haal deze evt op uit de opslaglocatie
• Controleer of de chromebooks het juiste inlogscherm tonen en of ze voldoende zijn opgeladen

Als e-surveillant heb je een aantal verantwoordelijkheden voor, tijdens en na het toetsmoment. Deze zijn:

1. Op- en afbouw van de toetszaal: In het uur voor het tentamen is het de verantwoordelijkheid van de e-surveillanten om ervoor te zorgen dat het juiste aantal chromebooks is opgebouwd in de toetszaal. Na de laatste toets dient alles weer netjes opgeruimd te worden.
2. Technische ondersteuning voor de docent: Stel jezelf voor en vraag of de docent hulp nodig heeft bij het opstarten van het tentamen. Mocht een docent geen ervaring hebben met Remindo, is het jouw verantwoordelijkheid deze docent te helpen bij bijvoorbeeld het toekennen van extra tijd, studenten toevoegen aan het toetsmoment en goedkeuring geven voor de start van het tentamen. Onder het kopje ‘Technische ondersteuning’ in het hoofdmenu van deze website kun je hier alle informatie over vinden.
3. Beoordelen of doorgeven calamiteiten: Wanneer calamiteiten niet door jezelf of collega’s opgelost kunnen worden, geef je deze door via het formulier in het ‘incidenten melden’ kanaal in Microsoft Teams en het dienst evaluatie formulier (DEF) (ook te vinden in het ‘incidenten melden’ kanaal).

Bij al deze taken is een actieve werkhouding erg belangrijk: tien minuten voor en na de start van het tentamen ben je actief bezig met de zaal. Je staat, loopt rond, helpt waar nodig.

Als e-surveillant ben je niet verantwoordelijk voor het controleren van ID-kaarten van studenten, hoef je ze niet te begeleiden naar toiletten, studenten controleren op afkijken en hoef je geen kladpapier te regelen en uit te delen. Dit zijn verantwoordelijkheden van de docenten en/of tentamensurveillanten. Wel is het goed en professioneel gebaar om bij gebrek aan tijd (door bijvoorbeeld en snelle overgang tussen tentamens) docenten en/of surveillanten hier een handje bij te helpen.

Wanneer alle studenten klaar zijn met het maken van de toets, kunnen de chromebooks worden herstart of worden afgebouwd.

Chromebooks herstarten
Als er nog een tentamen in dezelfde ruimte is gepland, moeten de chromebooks herstart worden. Dit kan door de pijltjes- en aan/uit-toets gelijktijdig in te drukken (zie onderstaande afbeelding).

Chromebooks afbouwen
Als er geen tentamens in dezelfde zaal meer zijn gepland, kan de zaal volgens onderstaande stappen worden afgebouwd:

• Houd de aan/uit-knop ingedrukt tot het scherm uitgaat
• Als alle chromebooks zijn afgesloten, kun je ze opstapelen. Berg de chromebooks op in de bijbehorende kar, onder de juiste nummers. Let erop dat ze op de juiste (en dezelfde) manier zijn ingeladen, met de oplaadpoort naar voren. Deze aansluiting kan verschillen per chromebookversie
• Sluit iedere chromebook aan op de betreffende oplader
• Verzamel vervolgens de muizen in bosjes van 10. Per kar horen er 4 bosjes van 10 muizen te hangen
• Plaats de karren weer op hun juiste plek terug in de opslaglocatie. Stop de stekker weer in het stopcontact en check of alle chromebooks en chromebookkarren goed zijn aangesloten en aan het opladen zijn
• Controleer de stoppenkast en sluit de ruimte goed af
• Kijk of er nog een ander tentamen bezig is in hetzelfde gebouw. Indien dit het geval is, breng de pas dan naar een collega in deze ruimte. Lever de pas anders in bij de receptie
• Vergeet niet na de dienst het Dienst Evaluatie Formulier (DEF) in te vullen

Aan het eind van iedere dienst vult iedere e-surveillant het ‘Dienstondersteuning & bijzonderheden formulier’ in. Hierin kunnen alle incidenten worden aangegeven die mogelijk hebben plaatsgevonden, zoals het uitlopen van een toets, netwerkproblemen, of een verkeerd doorgegeven aantal studenten. Ook als er geen bijzonderheden hebben plaatsgevonden is het belangrijk dat het formulier wordt ingevuld.

Door op onderstaande knop te drukken, kom je in dit dienstformulier terecht. Ook kun je het vinden in Teams in het ‘Incidenten melden’ kanaal.

De uren die je hebt gewerkt kun je na afloop bij Topselect declareren via https://tis.topselectgroep.nl/login. Via het menu aan de linkerkant kom je, door op ‘mijn uren’ en vervolgens op ‘uren declareren’ te klikken, op de onderstaande pagina. In de tabel hieronder kun je vinden bij welke van de twee kostenplaatsen je welke uren kunt declareren.

Let op! Als je gedeclareerde uren niet volledig overeenkomen met de ingeroosterde uren in TimeEdit, vermeld dit dan altijd in de comments! Als je dit niet goed beschrijft, kan het zijn dat je urenbriefje wordt afgekeurd.

Verplichte pauze
Als je langer dan 5,5 uur achter elkaar werkt, is het wettelijk verplicht om minimaal 30 minuten (onbetaald) pauze te nemen. Zorg er dus voor dat je tijdens een van je diensten even een half uurtje uit de zaal stapt of een rondje buiten loopt. Stem dit even af met je collega’s. Declareer daarna je diensten op de juiste tijden met een gat van minimaal een half uur ertussen.

Declareren bij late annuleringen
Als een dienst binnen 4 kalenderdagen voor aanvang vervalt (late annulering), mag je de geplande uren declareren. Bij zo’n late annulering wordt er van je verwacht dat je op de dag zelf (9:00-17:30) naar Bestuursgebouw 0.25A komt voor vervangend werk. Vraag aan je leidinggevenden via Teams wat voor werk er is.

Declareren standby-diensten
Als je niet opgeroepen bent tijdens een standbydienst, declareer je 3 uur. Op welke kostenplaats je dit moet declareren, staat in het screenshot hierboven.
Ben je opgeroepen, dan schrijf je de uren die je daadwerkelijk gewerkt hebt, ook weer in de juiste kostenplaats zoals hierboven in het screenshot staat. Indien je wordt opgeroepen voor extra werk en besluit dit te weigeren, mag je de drie uur niet meer declareren, aangezien je in dat geval afziet van de aangeboden werkuren.

Declareren bij ziekte
Als je je via de juiste procedure hebt ziekgemeld, heb je het recht om de uren van de de eerste 4 kalenderdagen vanaf de dag van ziekmelding te declareren. Het gaat hierbij alleen om de diensten waarvoor je op het moment van ziekmelding bent ingeroosterd. De dag van de ziekmelding zelf mag alleen gedeclareerd worden als de ziekmelding voor 09:00 heeft plaatsgevonden. Je kunt deze uren die je door ziekte niet hebt gewerkt als normale uren declareren. Vergeet niet in de comments te vermelden dat het gaat om ziekte-uren.
Let op! Deze ziekte-uren alleen mag declareren als je je via de juiste procedure hebt ziekgemeld. Onder het kopje ‘praktische informatie’ kun je hierover alle informatie vinden.

Indien je door ziekte onverhoopt niet kunt werken, dien je de volgende stappen te ondernemen:

• Regel vervanging voor de dienst(en) waarvoor je afwezig bent. Maak gebruik van het daarvoor bestemde Teams-kanaal. Gebruik voor dienstovernames het Excel-bestand dat beschikbaar is via Teams, in het juiste kanaal van de dienst.
• Geef je ziekmelding door aan je leidinggevenden door een berichtje te sturen in het ‘Team DT’ kanaal via Teams. Geef hierin ook aan wie jouw dienst(en) zal overnemen. Mocht je na 9.00 onwel worden, dan dien je dit z.s.m. door te geven.
• Geef je ziekmelding door aan TopSelect door op de eerste verzuimdag vóór 8.45 uur een e-mail te sturen naar info@topselectgroep.nl, met een CC aan e-surveillant@uu.nl. Vermeld hierin ook eventuele adreswijzigingen tijdens je ziekteperiode.
• Geef je betermelding door aan Topselect door op de dag van je herstel vóór 9.30 uur een e-mail te sturen naar info@topselectgroep.nl, met een CC aan e-surveillant@uu.nl. 

Voor UB security diensten buiten kantoortijden, weekenden of feestdagen neem je direct contact op met de meldkamer via het nummer: 030-253 1300 en een Teams-berichtje naar Team DT om je ziekmelding door te geven.

Er is pas recht op betaling van ziekte-uren wanneer je je ziekmelding volgens bovenstaande stappen hebt doorgegeven. Wil je meer over welke ziekte-uren je kunt declareren? Dit kun je lezen in ‘Na de toets’ onder ‘Uren declareren’.

Voor alle communicatie wordt het platform Microsoft Teams gebruikt. Iedere e-surveillant is toegevoegd aan:

• Het ‘E-surveillanten’ Teams kanaal
  De meeste communicatie vindt plaats in dit kanaal. Dit kanaal bevat subkanalen waar je onder andere kunt inklokken, de dagelijkse roosters kunt vinden, diensten kan ruilen/overnemen en kan aangeven waar de pas is.
• De algemene ‘E-surveillanten chat’
  Deze chat is bedoeld voor alle snelle vragen of mededelingen. Als je bijvoorbeeld iets te laat bij je dienst gaat zijn, even niet meer weet hoe je een bepaald probleem op een laptop kan oplossen, of als er in een bepaalde zaal extra handen nodig zijn voor een snelle op- of afbouw, kun je dat in deze chat laten weten.
• Een individuele chat met jezelf en Team DT (Patricia, Ben en Soenita)
  Gebruik deze chat voor persoonlijke vragen of meldingen (zoals problemen met een account, ziekte of roosterwijzigingen). Houd de communicatie zoveel mogelijk in deze gezamenlijke chat, zodat alle leden van Team DT op de hoogte blijven. Voor privézaken mag je natuurlijk altijd iemand apart berichten.

Wanneer je bent ingedeeld op een standby-dienst, ben je die uren beschikbaar om opgeroepen te worden om te gaan werken. Dit kan het geval zijn van een zieke collega of als er lastminute meer mensen nodig zijn. Dit geldt voor zowel diensten als e-surveillant als voor diensten bij de UB-toegangscontrole. Daarnaast kun je ook worden opgeroepen om extra werk te doen (bv. het vervangen van muizen of werk in de opslag).

Hoe gaat het in zijn werk? Klok jezelf bij aanvang van je dienst in in het ‘Inklokken Standby Diensten’ kanaal en laat je telefoonnummer achter. Wanneer je wordt gebeld, dien je binnen 30 minuten op locatie te zijn. Je mag dan uiteraard de uren declareren die je hebt gewerkt. Mocht je niet worden opgeroepen, mag je 3 uur declareren.

Heel belangrijk is dus dat je tijdens de gehele dienst telefonisch bereikbaar en oproepbaar bent en binnen maximaal 30 minuten op locatie kan zijn!